Hay múltiples beneficios en la implementación de una herramienta como el intranet, vamos a plasmar unos cuantos:
- Mayor eficacia organizacional y productividad.
- Ahorro de recursos y la preparación de la institución o empresarial en una tecnología fundamental en tiempos de necesidades de información rápida, en las áreas funcionales de servicio al cliente (ventas y marketing en el sector privado), producción y operaciones, recursos humanos, administración, contabilidad y finanzas.
- Mejoría en el clima organizacional con efectos directos en la satisfacción de sus usuarios, clientes y accionistas o miembros directivos respectivamente.
Un beneficio clave de la tecnología Intranet es la habilidad de entregar información actualizada de manera rápida y costo eficiente a toda la base de usuarios. Una Intranet dispone de información vital al alcance de todos los empleados con acceso a ella. Otra característica que vale la pena mencionar, es la consistencia, porque la información es la misma a lo largo y ancho de la institución o empresa privada en todas sus dependencias del país.
Al darles a los Colaboradores la posibilidad de acceder a tiempo a información crítica, esta tecnología mejora el proceso de toma de decisiones. Es posible organizar y mantener información centralizada o distribuida según se requiera o se facilite para la obtención y actualización.
Al proveer información instantánea y segura en formato electrónico, se elimina el tiempo y costo asociado a la publicación, duplicación y distribución asociados a la documentación en papel.
Las tecnologías Intranet, también permiten compartir información y conocimientos independientemente de la ubicación. Los grupos multidisciplinarios y multi-departamentales muy en boga, pueden aprovechar grandemente los grupos de discusión virtuales y boletines informativos para preparar reuniones o mejorar la toma de decisiones. Con anchos de banda suficientes, es posible realizar video-conferencias con audio y video en tiempo real.
Con el empoderamiento que ofrece la Intranet, viene la capacidad (muy deseable por cierto) de que los usuarios mismos publiquen por su cuenta información de interés de su grupo de trabajo o de la institución entera. Esto incrementa la complejidad de la Intranet y sus requerimientos.
Una Intranet puede resolver, por ejemplo, el problema de la distribución de información para todos los empleados , así pues se pueden publicar manuales, planes de acción, procedimientos, material de formación, folletos de marketing y productos, listas de precios, información comercial, anuncios, promociones etc. Y son accesibles para el empleado o cliente de forma inmediata, y con un ahorro considerable respecto a los métodos clásicos, panfletos, circulares, notas informativas, etc. Además cualquier actualización de datos es inmediata y no supone ninguna carga para la institución como los métodos tradicionales.
Una intranet organiza, además, la distribución de una institución o empresa privada, ya que cada división puede tener su apartado en la intranet. Se puede organizar también una lista de encuentros y reuniones a la que cada empleado podrá acceder rápidamente, planificando así las reuniones de institución de una forma más eficaz. Se mejora de esta forma la comunicación entre todos los trabajadores, y las sugerencias, peticiones o cualquier comunicación en general, se realiza de una forma más rápida y eficiente.
Se aprovechará también la potencia de una intranet corporativa para tener acceso rápido a cualquier documento de la institución o empresa, siempre que se tenga el nivel de privilegios adecuado por Usuario. Esta es otra de las ventajas de una intranet, su seguridad. Solo tendrán acceso a los recursos aquellos empleados que lo necesiten realmente. Siguiendo con la potencia y velocidad de acceso a datos de una intranet, el tiempo empleado en realizar cualquier búsqueda de datos de cualquier departamento de la institución o empresa se reduce considerablemente, por lo que la productividad de ambas mejora considerablemente.
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