Cada uno de los departamentos necesita tener un medio expedito para poder informar, difundir o hacer llegar boletines, procedimientos, formularios, calendarios, proyectos, aprobaciones, autorizaciones, modificaciones, planificaciones, etc. El medio generalmente utilizado es el escrito (“Papel”) pero naturalmente las necesidades dependen del tipo de institución o empresa y su tamaño. Sin embargo, es importante desarrollar procedimientos de creación y actualización de los contenidos, así como definir un formato para cada tipo de información.
Algunos de los principales objetivos de Operación y Administración son:
- Información de la Institución
- Información para Directores
- Información para Empleados
- Políticas y Procedimientos.
Recursos Humanos:
La información de Recursos Humanos requiere de gran cantidad de papeles y no hace sencilla la comunicación de políticas, manuales de procedimientos organigramas de la institución o empresa, beneficios, etc. Se requiere también administrar el reclutamiento, promoción, sueldos y asistencias de los empleados.
A menudo se necesita responder a preguntas típicas de Recursos Humanos como compras internas, vacaciones, gastos médicos, etc., como también la entrega, explicación, procesamiento de distinto formularios para dichos procesos. Esto resta tiempo en una tarea reiterativa a Recursos Humanos, además no da al empleado un rápido acceso a información de su interés.
Algunas preguntas típicas y reiterativas a recursos Humanos son:
- ¿Dónde puedo encontrar las solicitudes de vacaciones?
- ¿Cuántos días de vacaciones recibiré por cada año de antigüedad?
- ¿Cuáles son las políticas en caso de enfermedad?
- ¿Dónde puedo encontrar información acerca de créditos?
- ¿Cómo funcionan los depósitos directos?
- ¿Cuál es el procedimiento para solicitar un trabajo interno?
Formularios de Recursos Humanos:
Se requiere gran cantidad de tiempo para analizar y procesar solicitudes en formularios especialmente para instituciones y empresas con diferentes oficinas. Para el empleado a veces no es fácil llenar correctamente los formularios, que utilizan y ocasionalmente requieren de asesoramiento por parte del personal de recursos humanos. Los siguientes son ejemplos de formularios utilizados:
- Permisos de ausencia
- Solicitudes de cartas de trabajo
- Solicitudes de vacaciones.
- Maternidad y enfermedades.
- Cambios de área.
- Evaluaciones.
- Encuestas
- Entre otras
A continuación se presentan algunos requerimientos comunes por parte de los empleados a Recursos Humanos:
- Manuales de Procedimientos y Políticas
- Programas de Beneficios
- Programas de Bonos y Compensación
- Empleos Internos
- Descripciones de Puestos
- Curriculum
- Organigrama de la Institución o empresa
- Calendario de Vacaciones y Días de Descanso
- Etc.
Capacitación en la institución o empresa:
La institución o empresa necesita promover posibilidades de capacitar a los empleados en universidades, escuelas privadas y públicas, y otras organizaciones orientadas a dicho fin. Para poder cumplir con esta tarea se necesita mejorar las comunicaciones, promover la colaboración, eliminar la duplicidad de funciones y proveer información precisa y actualizada.
Los principales requerimientos para la Educación y Capacitación son:
- Planes de Estudio
- Temarios
- Manuales de Capacitación
- Catálogos de Cursos
- Presentaciones
- Bibliografías
- Listas de Estudiantes y Profesores
- Calendarios y Horarios de Clases
Difusión y Comunicación:
A continuación se presentan usos comunes para Difusión y Comunicación en la institución o empresa.
- Revista de la Institución
- Comunicados de Prensa
- Preguntas Frecuentes
- Formularios
- Reportes Anuales, Folletos y Hojas de Especificaciones
Revista de la institución: Para publicar las revistas semanales, mensuales o semestrales de la institución o empresa se debe invertir en su dirección, edición, publicación y distribución, generando costos por estos conceptos.
Comunicados de Prensa: El ciclo de revisión de los comunicados de prensa necesita la autorización por parte de los departamentos de dirección, jurídico y marketing. Además se necesita archivar los comunicados de prensa junto con documentos de revistas, periódicos, libros, etc. que involucran a la Institución o empresa en su ámbito.
Preguntas Frecuentes:
Algunos ejemplos de preguntas frecuentes que son formuladas para el departamento de difusión y comunicación son:
- ¿Quiénes son los encargados de la revista la institución o empresa?
- ¿Cuál es el procedimiento para publicar un comunicado de prensa?
- ¿En cuánto tiempo se produce un nuevo folleto?
- ¿Cómo puedo ordenar una hoja de especificaciones?
- ¿Cuándo estará el nuevo folleto de la institución o empresa disponible?
- ¿Quién es el responsable de los avisos de la institución o empresa?
- ¿Dónde puedo encontrar los últimos comunicados de prensa?
Estas preguntas suelen ser reiterativas y restan tiempo en actividades más importantes para el personal encargado.
Formularios: El uso de formularios para la solicitud de folletos, libros, presentaciones, tarjetas de presentación, etc. El empleado necesita llenar con los datos adecuados y esta información debe ser transferida a los encargados por medio de estos.
Reportes Anuales, Folletos y Hojas de Especificaciones: Los reportes anuales, folletos y hojas de especificaciones deben ser generados en documentos que deben ser impresos y distribuidos.
Una intranet ofrece una nueva opción para mayor efectividad en la coordinación de las actividades organizacionales y entornos de decisiones distribuidas, destacándose que es una red privada de gestión basada en tecnología web que permite compartir y difundir información corporativa, establecer un canal de comunicación con los usuarios, integrar aplicaciones y automatizar de forma sencilla algunos procesos; de manera que todos los sistemas operacionales de la empresa quedan disponibles en un solo lugar.
Algunos beneficios que se buscan al implementar un software de Intranet o Groupware son:
- estimular la cooperación dentro de una organización,
- ayudar a las personas a comunicarse y colaborar en proyectos comunes,
- coordinar gente y procesos,
- definir el flujo de documentos,
- proporcionar a los usuarios una manera única para compartir información,
- centralizar la información compartida,
- mayor eficacia organizacional y productividad,
- ahorro de recursos y la preparación de la institución en una tecnología fundamental en tiempos de necesidades de información rápida, en las áreas funcionales de servicio al cliente (ventas y marketing en el sector privado), producción y operaciones, recursos humanos, administración, contabilidad y finanzas,
- mejoría en el clima organizacional con efectos directos en la satisfacción de sus clientes y accionistas.
Un beneficio clave de la tecnología de Intranet Corporativa es la habilidad de entregar información actualizada de manera rápida y costo eficiente a toda la base de usuarios. Una Intranet Corporativa dispone de información vital al alcance de todos los empleados con acceso a ella.
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