La promoción de un intranet nunca acaba. Desde el día que es lanzado, hasta su eventual retiro, un intranet debe ser promocionado al personal constantemente. Sin esto, mucho personal permanecerá inconsciente que el intranet si quiera existe. Otros no reconocerán el valor total del intranet, o usar solo una pequeña esquina del sitio.
Este artículo subraya muchas ideas para promover un intranet, variando desde lo obvio hasta lo muy inusual. En algún lado de esta lista debe haber algunos acercamientos que puede aplicar a su propio intranet.
Algunas ideas promocionales.
Lanzamiento del intranet.
El mejor momento para levantar el perfil del intranet es justamente en su comienzo. El lanzamiento del intranet puede tomar muchas formas, en ambas corta y larga escala. Muchas de las ideas subrayadas en este documento pueden ser usadas en una manera coordinada durante el lanzamiento del intranet. Este acercamiento ‘Big Bang’ funciona mejor cuando el intranet es capaz de entregar en el nivel alto de expectativas generadas.
Hasta un pequeño lanzamiento puede ser efectivo en hacer al personal consciente de que un Nuevo método de encontrar respuestas esta ahora disponible.
Sin Lanzamiento
En una dura comparación con el acercamiento anterior, muchas organizaciones han escogido un acercamiento ‘Sin Lanzamiento’ o un ‘Promoción cautelosa’. En estas organizaciones, el personal muchas veces se vuelve cínico de las promesas hechas por los proyectos IT, y el fallo constante en llegar al plazo límite puesto.
En estas situaciones una implementación progresiva es a menudo el más efectivo acercamiento. En vez del acercamiento ‘Big Bang’, acercamientos más sutiles son usados, muchas veces dependiendo en diseminación de boca-en-boca.
¿El personal si quiera sabe que el intranet existe?
Definir las metas del intranet
Definir unas claras y significativas metas del intranet es una importante fundación para cualquier actividad promocional.
Tener metas ayuda a articular la pregunta: “¿para qué es esta intranet?”.
Igual que la promoción de cualquier producto, es vitalmente importante tener un mensaje claro. Las metas del intranet son las bases para definir el mensaje que las actividades promocionales del internet están transmitiendo.
Celebraciones de Cumpleaños
Celebrar el aniversario del lanzamiento inicial provee una oportunidad ideal para una campaña promocional combinada. Hay muchas maneras de celebrar fiestas de cumpleaños. Algunas organizaciones escogen tener una gran reunión, en la cual un dulce de verdad es cortado, y todos los accionistas son invitados.
Una organización, por ejemplo, difundió 20 iconos de dulce de cumpleaños a través del intranet, y las primeras 10 personas en encontrarlos ganaron una t-shirt. Cómico, pero esto expuso a personas secciones de la intranet que no habían visitado previamente.
Cualquier sea el acercamiento, el cumpleaños del intranet provee una oportunidad anual que no debería ser desperdiciada.
Dar presentaciones
La visibilidad de la intranet debe mantenerse en cada nivel de la organización. Para el manejo y ejecución, las presentaciones son usualmente la manera más efectiva de comunicar mensajes.
Estas podrían cubrir al internet en un alto nivel, explique iniciativas específicas o nuevas funciones. Asegúrese que estas presentaciones están bien preparadas y van al punto. Siga hablando acerca del intranet, tan seguido como pueda, a tantas personas como pueda.
Correos al intranet
Una muy efectiva técnica de marketing es reemplazar documentos adjuntos en correos globales con hipervínculos a la página de relevancia en el intranet.
De esta manera, el correo actúa como un empuje de marketing de los recursos del intranet. También reduce la carga en los sistemas de correo. Esto trabaja bien, por ejemplo, con artículos de noticia y otros anuncios. Un poco de educación es requerida para exhortar a los dependientes de correos a que reduzcan su dependencia en documentos adjuntos.
Usando al equipo de comunicaciones.
El personal de comunicaciones internas o marketing interno son profesionales que se especializan en transmitir los mensajes marcados a la organización. Use este grupo como recursos para promover al intranet, y para incrementar el uso.
Brochures
Cada intranet debe ser apoyada con un simple brochure subrayando las funciones claves y beneficios, de mano con fotos y URLs.
Fuera de esto, hay beneficios en profesionalmente producir un brochure a color. Esto presenta una imagen más llamativa y notada más por el personal.
Muchas organizaciones tienen un departamento interno de artes graficas que podrían preparar dichos materiales.
Correos de “¿Qué hay de nuevo?”
Mientras nuevo material puede ser frecuentemente añadido al intranet, el personal puede que no esté consciente de esto si no visitan regularmente la página principal del intranet, o la página de “¿Qué hay de Nuevo?” en vez, considere mandar correos regulares enlistando nueva información en la intranet, con hipervínculos directos a las páginas relevantes.
Estos correos pueden ser enviados semanalmente, quincenalmente o hasta mensualmente. En algunas organizaciones, el personal depende solamente de estos correos para mantenerse al tanto de la información actual.
Página principal refrescada automáticamente
A través de la organización, cada buscador debe tener su página principal puesta en el intranet. De esa manera cuando el buscador sea abierto por el usuario, la intranet es inmediatamente presentada.
Fuera de esto, algunas organizaciones han optado por automáticamente abrir el buscador al conectarse. Esto pone al intranet al frente de los usuarios al principio de cada día.
Muchas de estas organizaciones han visto este acercamiento ser muy exitoso, particularmente cuando la página principal del intranet cambia frecuentemente (presentando noticias, etc.).
Automáticamente cargando el intranet al conectarse puede ser muy efectivo.
Medios visuales en la sala
Afiches u otros medios visuales en la sala principal de las oficinas puede atraer la atención del personal cada mañana.
Estos deberían presentar diseños de alto impacto que fácilmente pueden ser leídos desde una distancia. Un afiche largo de colores puede ser una solución práctica.
Encabezados de cartas y tarjetas de negocio
La intranet debe ser listada en todos los encabezados de cartas internos, tarjetas de negocio, y cualquier material impreso que de información.
De esta manera, la intranet es promovida como la fuente primaria de información en la organización, este aviso siempre presente puede ser muy efectivo con el tiempo
Regalos y novedades.
Una gran variedad de productos promocionales han sido usados para incrementar el conocimiento de la intranet. Estos incluyen:
- t-shirts
- stickers
- globos
- mascaras
- dulces
- mats para el ratón.
Mientras que estos pueden ser efectivos, asegúrese de entender la cultura de la organización. No todo el personal puede que le guste ser bombardeado con estos regalos.
Migrando aplicaciones clave.
Migrando aplicaciones clave, el personal es obligado a acceder al intranet. Ejemplos a menudo incluyen adoptar formularios electrónicos y otras funciones de Recursos Humanos.
Siempre asegúrese de que el reemplazo de aplicación web es por lo menos tan capaz y usable como el sistema que reemplaza. De otro modo, frustración considerable dentro del personal se generara.
Aplicaciones Asesinas
Muchas intranets exitosas tienen un par de Aplicaciones Asesinas, que atraen uso e interés en general. Siga buscando oportunidades para desarrollar estas aplicaciones asesinas. Puede ser posible encontrarse con una gran necesidad en la organización, con solo pocas horas para llevarse a cabo.
(Las aplicaciones asesinas no tienen que ser grandes, de hecho, muchas son pequeños sistemas que buscan un requisito bastante específico.)
Promover mediante la empresa.
Los dueños empresariales de ciertas secciones pueden co-optar por lanzar y promover su contenido. Ya que la promoción viene de adentro, puede ser más efectivo que ser conducido por el equipo central de la intranet.
También comparte la carga del mercadeo de la intranet extensamente.
Entrenamiento del personal
Mientras que la intranet es construida usando tecnología de web estándar, y accesada a través de un explorador web, esto no elimina la necesidad del entrenamiento.
Dependiendo de la naturaleza de la organización, la mayoría del personal puede desconocer la web, o las computadoras en general.
La frase del día
Cualquier información cambiante dentro de la intranet, que sea de interés general, es una buena forma de promover la intranet.
Una organización hace uso de una frase humorosa o controversial en la intranet para generar un uso incrementado de esta.
Perfiles del personal
Cada semana, algunos equipos de intranet suben el perfil de un miembro del personal, seleccionado a través de la organización. Este puede ser un Senior Executive, hasta un Junior Staff.
Esto incrementa el sentido de comunidad dentro de la organización y es un punto interesante de conversación.
Como variación en esto, una organización provee un número de pistas y corre una competencia para adivinar que miembro del personal es. Dentro de lo inusual numero de pistas, esto genera un ancho interés.
Éticamente explote todas las oportunidades de promoción.
Sitio de condolencia en línea.
En la partida de un muy amado jefe ejecutivo, una organización organizo un sitio de condolencia, donde el personal podía poner mensajes, esto vio una gran cantidad de empatía y agonía a través de la organización.
Mientras que hay que tener cuidados para usar estos métodos sensitivamente, tragedias y desastres dan oportunidades de promoción.
Tableros y grupos de discusión.
Incrementando el aspecto interactivo de un intranet puede incrementar considerablemente el uso y la visibilidad.
Grupos y tableros de discusión y otras herramientas de colaboración dan al personal nuevos mecanismos para mantenerse en contacto.
Estas herramientas colaborativas también tienen la ventaja de reducir la sobre dependencia en los correos.
Introducción del personal.
El nuevo personal no familiarizado con la manera que trabaja la organización puede tener adonde ir por respuestas, incluyendo una sección en el intranet para material de inducción, el nuevo personal puede ser entrenado para ver al intranet como la fuente principal de información en la organización.
Mandar un mensaje de bienvenida
Relacionado a la idea anterior, un equipo de intranet automáticamente envía un mensaje de ‘bienvenida’ a todo el personal Nuevo, introduciéndolos al intranet. De igual forma Recursos Humanos o comunicaciones puede encargarse de esa labor.
Mesa de apoyo IT
La mesa de apoyo IT es un importante aliado en incrementar el uso del intranet. Construyendo puentes con este equipo, pueden ser exhortados a promover y apoyar al intranet.
Proveer apoyo telefónico.
Ofrecer apoyo telefónico ilimitado pareciera ser un aspecto intimidante para cualquier equipo de intranet, pero ayuda mucho a remover barreras al uso del personal.
Hasta un pequeño equipo de intranet de dos encontró que mientras el numero inicial de llamadas era bastante alto, esto bajo rápidamente mientras el personal se acostumbró más al intranet.
Mejor aún, ofreciendo este servicio, se generó una buena voluntad considerable y el respeto no se olvidó rápidamente.
Ganando soporte de gerencia
Si la gerencia ve al intranet como un bien estratégico, naturalmente promocionarán el uso.
Un número de estudios han demostrado que la falta de soporte de gerencia y patrocinio es una de las más grandes causas del fracaso del proyecto.
Si la intranet no tiene el apoyo necesario, esto tendrá un gran impacto en los niveles de uso y vida a largo plazo.
Pase tiempo “vendiendo” el intranet a la gerencia, y asegurándose que entiendan su rol en la organización.
Entrenando a los asistentes personales de los gerentes
Mucho personal Senior depende enteramente en sus asistentes personales para buscar información y usar el equipo.
Para este personal clave, entrenar a los asistentes personales en como usar el intranet es la mejor manera de crear un buen impacto.
Maximizar el valor de la página principal
La página principal del intranet es el más valioso “bienes raíces” en el sitio entero. Use esto para presentar las noticias más recientes y útiles. Maximizando el valor de la página principal, el uso en general incrementará.
Plan de marketing coordinado
Finalmente, todas estas actividades deben ser integradas como parte de un solo plan de marketing. Combine todas sus ideas en un solo plan de marketing.
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