Intranet Social Corporativa (ISC)
“Social” puede ser la palabra más usada en la tecnología de hoy. Creo que usted encontraría, sin embargo, que al empresario promedio lucharía para definir el “software social” y “medios sociales”, recurriendo a referencias débiles para Twitter y Facebook.
El término “Social” tiene que ver con las personas que interactúan entre sí. “El software social” es un software que permite a los usuarios interactuar entre sí. “Los medios sociales” es el contenido (“los medios de comunicación”), publicado por un grupo de personas que pueden interactuar entre sí y el contenido.
La explicación de una Intranet social
Una intranet donde todos los empleados pueden crear contenidos y conectarse con facilidad. Se necesitan dos cosas para hacer una intranet social:
- Autoría: La capacidad para todo el mundo para crear contenido
- Conexiones: La habilidad de ver a la gente detrás del contenido y de conectar con ellos de alguna manera significativa
Intranets tradicionales tienen autoría muy estrecha, limitada a un pequeño grupo con oficial de “editor” permiso. Las intranets tradicionales también carecen de conexiones. El contenido es básicamente anónimo y no muestra contexto social, no hay conexión entre las páginas y personas concretas.
Una intranet social, permite a todos los empleados crear contenido rico, conecta cada pieza de contenido a una persona concreta, viva y palpitante, y ayuda a las personas a conectarse unas con otras. En una intranet social, la “capa de la gente” permea todo el sitio y hace todas las páginas más personales y más humanas.
Una intranet social, pone a las personas en el centro, pero al final, lo que más importa es la productividad, que está directamente relacionada con los procesos de negocio y datos. La mejor intranet social no es la que proporciona las características más sociales, sino aquella que vincula los procesos de negocio y los datos con el comportamiento social del empleado. Así que al final, se trata de personas, y los procesos y las personas que interactúan en torno a procesos.
Visión de una Intranet Corporativa
Ser el más importante canal de comunicación interna hacia los empleados:
Desde la dirección (comunicación descendente), desde los empleados (comunicación ascendente) y entre los empleados (comunicación horizontal).
Ser un punto de encuentro:
La Intranet de hoy es, sin duda, un espacio de encuentro entre personas, equipos y áreas de la empresa. Para ello existen actualmente diferentes aplicaciones web como foros, Chat, blogs, reuniones virtuales, etc., las que permiten la interacción constante, ya sea por motivos operativos o relacionales.
Ser una red de conocimientos:
Uno de los objetivos de la Intranet 2.0 es ser una instancia de generación, recolección y gestión de los conocimientos que se desarrollan en la institución (proyectos relevantes, solicitudes, flujos de trabajo, investigaciones, estudios, políticas, procedimientos, etc.).
Ser un centro de trabajo:
Al principio una de las barreras para el desarrollo de la Intranet era la creencia cierta, muchas veces, de que los empleados ingresaban a ella sólo para evitar las rutinas de trabajo y labores cotidianas. Con el formato antiguo esto no era tan difícil, ya que los contenidos que predominaban eran los informativo/noticiosos y de entretención. Hoy, en cambio, la Intranet se concibe como una herramienta de trabajo, donde conviven aplicaciones de negocio, datos de proyectos, reuniones virtuales de trabajo y acciones de coordinación inter área, entre otros.
Misión de una Intranet Corporativa
En términos de la misión, hoy el propósito de la Intranet no es sólo informar acerca de las noticias de la empresa, sino también ser una herramienta de trabajo atractiva, novedosa, útil y que genere valor. ¿Cómo? De una forma amistosa, accesible simple e interactiva.
Respecto de los objetivos que debe tener toda Intranet Corporativa, especialmente en empresas de tamaño grande, las mejores prácticas actuales indican los siguientes elementos:
Comunicar las políticas de la institución
Por su frecuencia, potencia y gran cobertura comunicativa la Intranet es el mejor medio para difundir políticas, cambios y novedades entre los empleados.
Reforzar la cultura institucional
Por lo anterior, la Intranet también aparece como la mejor herramienta para reforzar los valores institucionales y potenciar la identidad organizacional.
Potenciar comportamientos positivos
(Integración, motivación, pertenencia y compromiso): por su carácter masivo y amistoso permite trabajar comunicativamente dichas variables de comportamiento.
Agilizar los flujos de información
Si se implementa y gestiona en forma eficiente es seguro que mejora la calidad y cantidad de los flujos informativos que circulan por la institución.
Optimizar los procesos internos
Se reduce el tiempo de muchos procedimientos y tareas, y hay más datos e información disponible.
Gestionar el conocimiento
La Intranet no sólo es un repositorio de conocimientos, sino además una plataforma que permite la generación (incentivo) y gestión de conocimientos (se comparten y enriquecen).