Gestor de Carpetas y Archivos

Intragob posee un módulo que permite gestionar una “nube” de carpetas y archivos, los cuales pueden ser compartidos con otros usuarios del intranet. Se crean y/o cargan, documentos, archivos e imágenes de todo tipo.

Todas las empresas o instituciones tienen registros de documentos, ya sea archivos en papel o en formato electrónico. IntraGob puede ayudarle a organizar, asegurar y gestionar los documentos. A partir de archivos PDF, TIFF, Word, Excel y más.

Intragob posee un módulo que permite gestionar una “nube” de carpetas y archivos, los cuales pueden ser compartidos con otros usuarios del intranet. Se crean y/o cargan, documentos, archivos e imágenes de todo tipo.
Todas las empresas o instituciones tienen registros de documentos, ya sea archivos en papel o en formato electrónico. IntraGob puede ayudarle a organizar, asegurar y gestionar los documentos. A partir de archivos PDF, TIFF, Word, Excel y más.

A diferencia del papel, los documentos electrónicos se pueden compartir con colegas, se puede dar el acceso restringido a algunos e invitar a otros a ver dichos documentos por medio de una clave.

Cada usuario posee un espacio dedicado en el servidor, donde pueden crear carpetas y subir archivos de trabajo, con el fin de ser compartidos con otros usuarios o con el fin de se accedidos desde alguna ubicación remota.

El sistema monitorea la cantidad de información que los usuarios suben al “Gestor de Archivos”, para controlar que no suban descontroladamente o solo dejen allí archivos que ya no utilicen, sino que siempre mantenga depurada su información. Por lo que siempre se debe utilizar el formato más liviano para los archivos que se suben al intranet, así no se quedarán sin espacio en sus cuentas de usuario.

Cada usuario tiene una “cuota” fija, sobre la cual se basará el sistema para permitirle subir archivos hasta llegar a esa cuota. Cada usuario podría tener un aproximado de 500MB de espacio asignado a ellos. En algunos casos la cuota podrá aumentar o disminuir, de acuerdo a sus necesidades, previa coordinación y solicitud al Administrador del sistema.

Solo se deben subir archivos que están destinados a ser compartidos y utilizados por todos. Esta no es una herramienta para hacer “backups” de información, aunque en algunos casos se utilizará para ese fin. Pero en el caso de los usuarios que tengan demasiada información, tendrán que limitarse a subir los archivos con los que están trabajando de forma regular.

Funcionamiento

Los usuarios pueden crear “Carpetas”, dentro de cada carpeta pueden cargar archivos. Para cada carpeta pueden “invitar” a otros usuarios a participar, o sea, pueden “compartir” el acceso, de forma limitada a dichas carpetas. El control total lo tiene el creador de la carpeta, el invitado puede subir archivos, descargar archivos, eliminar los que suben, pero no puede eliminar los archivos que no les pertenecen.

Los invitados a trabajar en una carpeta solo pueden acceder a cargar archivos, cambiar los metadatos de los archivos y descargar los archivos.
No pueden editar la carpeta, invitar a otros usuarios, publicar dicha carpeta (en el repositorio de archivos), ni eliminar la carpeta y su contenido.
Se pueden subir hasta 5 archivos de forma simultánea, lo que agiliza el proceso de compartición del contenido de las carpetas.
Los usuarios invitados verán de forma inmediata los archivos que son subidos al intranet.