Formularios de Proceso
Los formularios de proceso, FDP de ahora en adelante, son los documentos de entrada y que dan inicio a cualquier flujo de trabajo. En el menor de los casos son la vía de comunicación entre el solicitante y la dependencia solicitada. Los FDP son el enlace vinculante entre la persona que necesita información, un bien o un servicio y la dependencia o departamento que provee dicha información, bien o servicio.
Los FDP son más que solo formularios, a ojos de los usuarios son simples formas que llenan para recibir lo que desean: una carta, un bien, información, etc. Pero en realidad los FDP están basados en una herramienta del intranet que permite crear bases de datos independientes. Esto significa que cada “Formulario” es en realidad una base de datos, la cual mantiene toda esa información acumulada en un solo lugar, donde posteriormente puede ser utilizada con fines de confección de reportes, estadísticas y/o control.
El módulo de FDP, permite que el Administrador del Intranet, pueda crear un número plural de “Formularios”, los cuales pueden ser utilizados para todo tipo de fines: como formularios de proceso, como captura de información para alimentar una base de datos, como herramienta para el levantamiento de encuestas, como herramienta de evaluación de personal o de otros tipos. Las utilidades son numerosas y varían según las necesidades de la institución.
Definiciones iniciales
Se requieren diversos tipos de información para la construcción de un FDP, aquí veremos cada uno:
El formulario en cuestión:
Se requiere física o virtualmente el formulario para poder extraer los datos que se requiere guardar en la base de datos.
Instrucciones de llenado:
Existen casos en que el formulario requiere de pasos o información específica, que la persona que llene debe reunir a fin de que el mismo sea llenado. Las instrucciones de llenado le permiten al interesado, conocer dichos requerimientos, antes de llenar el formulario.
Departamentos que acceden al formulario:
En el caso de que hayan formularios que solo acceden determinados departamentos, dependencias o direcciones, se creó un opción para definir una lista de los departamentos dentro del intranet que tendrán acceso único al FDP. Nadie más podrá ver o acceder a dicho formulario.
Información de Envío por Correo:
Todos los FDP tienen la facilidad de enviar la información capturada por correo electrónico, a una o varias personas. Estas personas se definen en el Flujo de Trabajo, antes de dar por terminado el formulario mismo, ya que dicha información debe llegar a alguien en particular. Salvo en los casos en los que el formulario solo sirva de captura, entonces no se requiere declarar correos electrónicos para re-enviar la información capturada. Sin embargo, la persona interesada, sí recibirá copia del formulario por correo electrónico.
Los objetivos del formulario:
Los mismos son explicados al usuario final, de este modo se añade contexto y explicación al formulario en sí.
Departamento o dependencia dueña del formulario:
Todos los FDP se graban en bases de datos, esta información debe pertenecer a una dirección, departamento o dependencia, la cual puede o no que trabaje esta información contenida en la base de datos, pero la misma tiene un propietario, este propietario se debe definir antes de crear el FDP.
Texto del Mensaje de Correo:
Este mensaje está destinado para las personas que reciben la información capturada por el formulario. Tiene el objetivo de llamar la atención de estas personas y lograr que su atención sea inmediata sobre la información recibida a través de estos formularios.
Definición de los datos para la base de datos
Una vez que toda esta información ha sido recopilada, se procede a crear los campos que van en el formulario. Puede tener tanto detalle como se requiera, siempre y cuando la información sea necesaria y contribuya al Flujo de Trabajo. La idea es facilitarles los trámites a los usuarios, no complicar el trabajo.
Definición los campos para el Formulario
Luego la captura de la información se valida, y se parametrizan los datos que aparecerán en el formulario, de forma que el usuario obtenga en pantalla toda la ayuda necesaria para completar el formulario de forma exitosa y clara.
Dentro de estos parámetros, definidos por el administrador, se encuentra la posibilidad de almacenar prácticamente todo tipo de información y le da la posibilidad de garantizar que la información sea ingresada tal cual se requiere, ya sea por parte del sistema o por parte del departamento o dirección interesados en la captura de dicha información.
Inserción de Plantillas Especiales
Los diferentes tipos de datos nos permiten incluso empotrar formularios dentro del formato de formulario mismo, es decir, que estamos en la posibilidad de insertar un formato específico para la persona interesada, además de llenar los datos del formulario mismo, puede llenar la plantilla que se inserta en un cuadro de edición. Tal y como se muestra a continuación:
Este cuadro especial se inserta y funciona como una tabla de Word, donde incluso se pueden agregar líneas al formato. El usuario utiliza este cuadro para agregar la información, tal y como estuviera llenando los típicos cuadros de Excel, solo que todo estaría dentro del mismo FDP.